Hier finden Sie uns:

Porto Letter Service GmbH
Karl-Schneider-Straße 8

 

45966 Gladbeck


Telefon: +49 2043 9822990

Telefax: +49 2043 9822992

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Datenschutzerklärung

 

 

Im Folgenden möchten wir für Sie erläutern, welche Daten wir über Ihre Person erheben und was wir mit diesen Daten machen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und erklären, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.

 

Wer wir sind


Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich:


Porto Letter Service GmbH
Karl-Schneider-Straße 8
45966 Gladbeck
Tel.: 02043 9822990
Fax: 02043 9822992
E-Mail: info@portoletterservice.de


Vertreten durch die Geschäftsführung Verena Kirschenhof


Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.


Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:


Porto Letter Service GmbH
Der Datenschutzbeauftragte
Kar-Schneider-Straße 8
45966 Gladbeck
E-Mail: info@xamit.de

 


Geltungsbereich


Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webseite portoletterservice.de. Sie richtet sich an die Besucher unserer Webseite.


Auf unseren Seiten werden weiterführende Links angeboten, die zu den Internetseiten anderer  Betreiber führen, für die diese Datenschutzerklärung nicht gilt.


Die Verantwortung von Einblendungen von Werbebannern, Textwerbung oder Werbefilmen vor oder während eingebetteter Videos liegt beim jeweiligen Betreiber.


Muss ich meine Daten angeben?


Wenn Sie unsere Webseite besuchen, werden automatisch Nutzerdaten gespeichert. Ein Teil der  erfassten Daten ist notwendig für die Benutzung einer Webseite. Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unser berechtigten Interessen nach einer Interessensabwägung. Dadurch wird ermöglicht, dass wir die Ihnen angebotenen Leistungen stetig verbessern können. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie die Hintergründe unserer Interessen und ob bzw. wie Sie gegen die Verwendung Ihrer Daten widersprechen oder die Verwendung selbst deaktivieren können.


Um  eines unserer Angebote zu nutzen oder um eine Anfrage zu senden, werden Sie gebeten, Ihre persönlichen Daten anzugeben. Sie können selbst entscheiden, ob Sie diese Angebote wahrnehmen und dafür Ihre Daten angeben. Selbstverständlich verarbeiten wir Ihre Daten nur zu dem Zweck, zu dem Sie uns Ihre  Daten zur Verfügung gestellt haben.


Bitte beachten Sie, soweit Sie Angaben zu anderen Personen machen, dass Sie deren Zustimmung dazu zuvor eingeholt und sie über die Zwecke der Weitergabe – wie sie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt werden – informiert haben müssen.


Wir bitten Sie diese Informationen auch an die Personen weiter zu geben, die Sie für die Nutzung unserer Services mit einbeziehen, wie z. B. Familienmitglieder oder Bevollmächtigte.

 

Welche Daten werden verarbeitet?


I. Ihr Besuch auf unserer Webseite


Bei Ihrem Besuch unseres Internetauftritts werden unterschiedliche Daten zu Ihrer Person gespeichert und verwendet.

 

  • Verarbeitete Daten und Verarbeitungszwecke:

 

 

  • Diensterbringung: Um unsere Webseite besuchen und nutzen zu können, müssen die angegebenen Daten erhoben werden.

 

  • Datensicherheit: Jeder Zugriff auf unser Internetangebot wird in einer Protokolldatei gespeichert. Wir erheben und nutzen diese Daten nur für Zwecke der Datensicherheit.

 

Daten Diensterbringung Datensicherheit
IP-Nummer x x
URL der abgerufenen Seite x

x

Übertragene Datenmenge   x
Referrer-URL (die zuvor besuchten Webseiten)   x
Datum und Uhrzeit des Abrufs   x
Betriebssystem & Version   x
Browsertyp, -version. -auflösung & -sprache   x

 

 

Zusätzlich werden die oben genannten Daten zu folgenden Zwecken im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) verwendet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:

 

  • Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhaltet keine Ihrer personenbezogenen Daten.

 

  • Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.

 

  • Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.

 

  • Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.

 

  • Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.

 

  • Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten, sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte, bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.

 

 

  • Rechtsgrundlage(n) für die Nutzung Ihrer Daten

 

  • Wir verarbeiten Ihre unter Diensterbringung angegebenen Daten für die Erfüllung des vertragsähnlichen Verhältnisses mit Ihnen, damit Sie unseren Dienst, also unsere Webseite, abrufen und nutzen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

 

  • Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, um unsere berechtigten Interessen zu wahren (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO):
    • Es liegt in unserem Interesse, Datensicherheit gewährleisten zu können. Dazu werden die Daten jedes Besuchs in einer Protokolldatei gespeichert und ausgewertet. 

 

 

 

  • Löschfristen (bzw. Speicherdauer)

     Die zum Zweck der Datensicherheit verarbeiteten Daten werden direkt anonymisiert und nach 8 Wochen gelöscht.

 

  • Herkunft der Daten

     Es findet keine Datenerhebung bei Dritten statt.

 

 

II. Kontaktaufnahme und andere Services

  • Verarbeitete Daten und Verarbeitungszwecke

     Im Folgenden möchten wir darauf eingehen, zu welchen Zwecken Ihre Daten verarbeitet werden, wenn Sie ein Anliegen               haben oder unsere Services nutzen.

 

 

  • Bearbeitung von Anfragen inkl. Kontaktformular: Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns geben, wenn Sie eine Frage oder ein Anliegen haben. Darunter fallen beispielsweise auch die Daten, die Sie im Kontaktformular eingegeben oder uns per E-Mail zusenden.
  • Kartendienst: Damit Sie unseren besser finden und Ihre Anfahrt planen können, bieten wir Ihnen eine Karte von Google Maps an

 

 

 

 

 

Daten Bearbeitung von Anfragen inkl. kontaktformular Kartendienst
Vorname x  
Name x

 

E-Mail-Adresse x  
Thema x  
Nachricht x  
Telefonnummer, Mobilnummer x  
Straße, Hausnummer, PLZ, Ort   x
IP-Nummer   x
URL der abgerufenen Seite   x
Übertragene Datenmenge   x
Referrer-URL(die zuvor besuchten Webseiten)   x
Datum und Uhrzeit des Abrufs   x
Betriebssystem & Version   x
Browsertyp. -version, -auflösung & -sprache   x

 

 

 

Zusätzlich werden die oben genannten Daten zu folgenden Zwecken im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) verwendet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:

  • Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhaltet keine Ihrer personenbezogenen Daten.

 

  • Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.

 

  • Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.

 

  • Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.

 

  • Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.

 

  • Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten, sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte, bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.

 

 

 

  • Information über automatisierte Einzelentscheidungen

     Es finden keine automatisierten Einzelentscheidungen statt.

 

  • Rechtsgrundlagen für die Nutzung Ihrer Daten

     Wir verarbeiten Ihre Daten wie unter „Bearbeitung von Anfragen inkl. Kontaktformular“ und „Kartendienst“ angegeben im             Rahmen eines vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). Wenn Sie diese Dienste wahrnehmen       möchten, benötigen wir die angegebenen Daten für die Erbringung dieser Dienste.

 

 

 

  • Löschfristen (bzw. Speicherdauer)

 

  • Die zur Bearbeitung von Anfragen verarbeiteten Daten werden 6 Monate nach Klärung der Anfrage gelöscht.

 

  • Zur Erhaltung von Beweismitteln bewahren wir Daten im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften gemäß §§ 195ff. BGB auf. Dabei kann die Speicherdauer Ihrer Daten über die oben angegebene Dauer hinausgehen. Die gesetzlichen Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.

 

 

  • Herkunft der Daten

     Es findet keine Datenerhebung bei Dritten statt.

 

 

 

 

Welche Organisationen erhalten Ihre Daten?


Die folgende Tabelle stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen Meldepflichten.

In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können.

Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.

 

 

Datenempfänger Erläuterung
Dienstleister für Vernichtung von Datenträgern Wir setzen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Dienstleister für die Vernichtung und Entsorgung Papierakten und Datenträgern ein.
IT-Dienstleister Im Rahmen des Betriebs unserer IT-Infrastruktur und unserer Webseite können die entsprechenden Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten erlangen. Wir verpflichten unsere Dienstleister, die Verarbeitung Ihrer Daten immer auf das für die Durchführung des Zwecks notwendige Maß zu beschränken.

Rechtsanwälte, Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwaltschaft, Gerichte, 

gegnerische Anwälte, 

Landes- oder Bundeskriminalamt

Es liegt in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht alle benötigten Daten an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.

Telekommunikationsdienstleister,

Dienstleister für Post und Logistik,

E-Mail-Provider des Empfängers,

Auditoren,

Datenschutzbeauftragter

 

 

 

 

 

Datenempfänger in Nicht-EU-Ländern
Diese Website nutzt zur Darstellung unseres Standorts und der Möglichkeit der Routenplanung die Google Maps API, einen Kartendienst der Google Inc. ("Google") zur Darstellung einer interaktiven Karte. Durch die Nutzung von Google Maps können Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer zuvor gekürzten IP-Adresse) an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden. Weitere Informationen über den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Google entnehmen Sie bitte der entsprechenden Datenschutzerklärung der Google LLC.


Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU-Länder über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Die EU-Kommission erkennt Unternehmen in den USA, die am EU-US Privacy Shield (auch EU-US-Datenschutzschild) teilnehmen, als Datenempfänger mit einem angemessenen Datenschutz-Niveau an. Dieses Abkommen zwischen den USA und der EU stellt sicher, dass die Regelungen zum Datenschutz bei der Verarbeitung von Daten durch auf das EU-US Privacy Shield verpflichtete Unternehmen in den USA dem Datenschutzniveau der Europäischen Union entsprechen. Google LLC ist dem EU-US Privacy Shield nach eigenen Angaben beigetreten. Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie eine Kopie von ihnen zu erhalten ist oder wo sie verfügbar sind, können auf Anfrage unter den oben angegebenen Kontaktdaten angefordert werden.


Ihre Rechte
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:

  • Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)

 

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) 

 

  • Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)

 

  • Löschung (Art. 17 DS-GVO)

 

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)

 

  • Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.

 

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden. 
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).


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